笔下文学

问题52 会议真的有必要吗怎样提高企业的会议效率（第1页）

问题52：“会议真的有必要吗?怎样提高企业的会议效率?”

会议是美国先有，并且发展开来的工作方式。像汉堡包、炸薯条、星期一晚上的足球赛，然而不是一个好习惯。从大企业到小企业，每个人都需要开会，但每个人都不喜欢开会。会议虽然是生意的必要因素，但是会议占用了参会者宝贵的时间。好的会议占用的时间并不多，而不够好的会议却占用了很多时间，而且不够好的会议总是比好的会议多。每个人都可以参加好会议，但大多数人无意中做了不够好的会议的决定。

看看人家的企业，就会明白那些会议效率高的企业对待其客户的效率也高；培训员工的效率也高；运输货物的效率也高。事实上，能够组织高效率会议的企业也能高效率地运营生意。效率同样是一种文化，一种思想，高效率的会议只是那种思想的结果而已。

一个企业的开会效率高与不高全在于企业主的选择。

开会效率提高可以使计划效率提高，实施效率捉高，进而提高利润率，所以提供一些如何提高开会效率的小建议：

（1）开会之前一定先问一下，这个会议真的有必要吗?同样对于没有计划而临时开会也是这样，聚会也是这样，在别人的办公室简短停留也是这样。实际上会议是很贵的，而大多数企业又有太多的会议了。

（2）一个会议有多贵?召集会议之前先问一下这个问题，参加会议的人数乘以平均小时工资（包括福利），就明白会议的成本了（有这样的软件可以帮你算出会议成本）。知道了会议的成本，会促使你减少开会的频率，每个会议只需要有必要的人参加。

（3）准备充分：在开会之前至少一天发出会议通知，确认参加者并让他们知道开会的时间、地点、议题。知道议题可以让参加者有充分的时间考虑这个问题，有助于他们对这个问题的参与。

（4）减少惊讶：惊讶会引起吃惊和混淆，这两点都会减少会议的真正意图。

（5）参会者越少，越容易得出结论。所以仔细选择参会者；解决问题最有效的方法或有创意的会议是和参会者的人数成反比的。

（6）准时开会：也准时闭会。人们（包括企业主）必须计划这一天里除了此会以外的其他事情。

（7）主持人是每个会议必须的：开会时主持人应阐明会议的目的和目标。主持人也负责会议进程，保证不是某个人主导会议，最后得出合理的提议。

（8）不要中断：只有不重要的会议才可以中断，不重要的会议没有存在的价值。

（9）短和快是最好的：会议最好又短又快。

（10）最好的消息留在最后：**放在会议结束的时候。

（11）主持人要准备会议纪要：写出会议得出的结论及每个人要跟进的事情。

（12）不要在周一早晨和周五下午开会：周一早晨有许多事要做，周五下午太容易分心。

（13）计算一下：在开会上花得时间超过25%？那么有些事—定是错了——企业主或是他的企业。回顾一下企业计划中的会议，不要让会议成为一种习惯。只选那些最有必要的会议开。

如果企业在会议中有太多问题，使会议太没效率，那么企业中一定还有其他问题。不能迅速回电话：不能按时完成一些重要项目的工程，不尊重其他员工的时间等。因为不够好的会议是浪费员工时间的另一种方式。如果你企业通过会议滥用其他人的时间。你也会通过不迅速回电话，不按时完工项目，不尊重其他员工时间的方式来滥用时间。

好消息是我们这里讨论的不是不可控事件，我们讨论的是内部问题，可以通过意识和努力解决的问题。

有意识的努力来自企业的高层，来自企业主。