笔下文学

第21章 準則二十一 掌握開會的要點（第2页）

會議效果的測定

領導者要注意開會的效果，就必須對會議效果作出某種測評，這種測評可以分兩大方面，一是直接測定，一是間接測定。

直接測定是針對所有會議參與者的。在開會之前，領導者可以根據開會的意圖、內容設立一些題目，這些題目所涉及的內容在開會時都會講到。會一結束，將這些題目發給與會者做，限定時間，且不允許相互交流。做完后，可以收上來批閱，一來看與會者有沒有認真地聽講，二來可以看出與會者是否真正了解開會者的意圖，是否吃透會議的精神。這種測評最直觀，也較為簡單，但有一個觀點，就是只能看到會議對參與者個人的影響程度而不能發現會議對組織全體工作的作用效果。所以說存在意義上的局限性，因為會議的根本目的不在于對參與者本人產生什么影響，而是想通過參與者來影響整個工作的進行。

會議的另一個效果測定方法是間接測定法，領導者應自己或派人制定一些工作中的指標。這些指標是工作的量化，能夠相互比較，于是開會之前有一些指標，開會之后的一段時間也有一些指標。通過這些指標的對比，就可以看到開會效果的優劣。需要指出的是，用來比較的指標必須與開會的意圖和內容密切相關，不然比較就沒有意義，也不能反映會議的效果。這種測定方法比較準確，但是做起來比較困難，首先選擇指標就不是那么容易，而且要將工作進行量化，有時幾乎無法做到。

在實際工作中常常采用兩種方法結合來對會議效果進行測定，我們可以讓會議的參與者在會議一段時間后對工作進行總結。這種總結需要對開會前后進行對比。領導者可以從這些總結中找出答案，會議的效果有沒有達到還可以通過對所有組織成員的問卷調查來進行。問卷調查可以進行兩次，一次是在會前，一次是在會議一段時間后。通過問卷的不同結果評定會議是否有效。當然這些問卷的題目也不應該漫無目的，而要緊扣會議的目的與內容。

當然，領導者還有一些特殊的方法來確定會議的效果，如個別地找與會者談話等。這些都需領導者對具體情況具體分析。

主持會議的語言藝術

作為會議主持的領導者必須明確開會的目的，把握會議的主題，事先作好充分的準備，成竹在胸，方可臨危不亂，游刃有余，不至于處處捉襟見肘，被動挨打。尤其是會議的導入階段是會議討論的關鍵。

第一，開場白應開宗明義，先聲奪人

開場白不能拖泥帶水，既要把開會目的講明，又要把重點點出，使與會者有思想準備，為領會會議精神打下良好的基礎。同時又不能三言兩語，草草了事，意不明，言已盡，給人以茫然之感，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。好的開頭可以一下抓住與會者的心，給人以深刻的印象，吸引人們繼續聽下去。就像看一部引人入勝的電影，開始就興味盎然，人們自然急于了解下面的情節。

我們不妨通過一個例子加以說明。李瑞環同志調任天津主管城建的副市長時，上任的第一把火就是拆除臨建棚，解決群眾的住房難。經調查，得知各部門、各系統于當年內都安排了不少住房改造或新建項目，只不過大多是各顧各，考慮自身利益。這樣到頭來，老百姓還得住臨建棚。李瑞環同志決定開個會解決這個問題。他的開場白是這樣的我把各路「諸侯」請來，是以幾十萬無房群眾的名義，向大家借房子。動員大家把準備建房的資金、正在建設的工程、接近完工的房子統統交回市里，由市里統一安排，統一施工，統籌分配，并言明借房和今后還房的優惠比例。這個開場白開門見山，直入主題，讓與會者明晰領導決策的決心、決策的目的和決策執行的思路，同時辭情懇切，使人動容，為著天津老百姓的疾苦，與會者深覺責任重大，從而喚起他們盡快落實任務的使命感。

第二，因境制宜，調動情緒

「現在開會了。請××同志作報告，大家歡迎……」「請同志們坐好，現在開會。第一項內容……」這是我們所經歷的千篇一律的格式。這樣開場陳舊死板，令人生厭。開場白要陳述的包括會議主題、目的、意義、議程和開法等內容是必不可少的，但這絕對不是要囿于程式，不加以變通，而是要根據實際，因境制宜，靈活安排。

會議的順利進行有賴于良好會議氣氛的營造，精彩的開場白可以使與會者感到要討論的是與人們切身利益相關的問題或是大家共同關心的問題，這樣就能刺激與會者的興奮點和吸引其注意力，充分調動各種積極因素，將會議導向圓滿成功。會議的類型多種多樣，不同會議所需的氣氛也不同。征求意見會要求各方暢所欲言，集思廣義，需要的是生動、熱烈的場面。研究解決問題的會議需要的是嚴肅、莊嚴的氣氛。歡迎會上語言要熱情洋溢。歡送會上，言語中就要流露出依依惜別之情。

營造會場氣氛，調動人們的情緒，不是靠大喊大叫，粗聲厲氣。例如某廠為解決生產中存在的工序間銜接不暢的問題，擬就個別班組存在的「磨洋工」現象進行批評，領導上來就說「今天把你們找來，就是讓你們知道，你們拖了廠里的后腿。你們說該怎么辦呢?」劍拔弩張，「嚴肅」的會場氣氛夠濃的吧，可這樣不問青紅皂白地一通發作，甭說引起對方共鳴，恐怕求得合作都很難。會場成了戰場，這會怎么開?選

下面是一篇較為成功的歡迎詞的開頭，恰與上文中的實例形成對比

「春來誰做韶華主，總領九英是牡丹。」古都洛陽迎來了第九屆牡丹花會。熱情好客的古都人民，誠摯地歡迎外國朋友、港澳臺同胞和來自祖國各地的客人光臨洛陽?選……」

主持人的歡迎詞真誠感人，令人如沐春風，烘托出喜慶的氣氛，遣詞又恰到好處，讓人感到與當時的場合相吻合而無媚俗之感。

第三，有備而來，自然銜接

我們開會往往是因為沒有找到向人們傳遞信息和解決問題的更好的途徑。正因如此，會議是為實現某種目的服務的一種重要形式，要有明確的議題和清晰的程序。會前把你要講的事情列成提綱，保證會議沿著你的思路一步步進行下去，這實際上就是會議進程的程序。要牢記你希望大家會后知曉的思想或中心議題。你的主持要圍繞這一主題。有些領導人為了死死控制住會議的進程，要求秘書為自己寫稿子，拉條目，會上拿著講稿一字一句地讀，照本宣科，顯得機械呆板。記住，念稿子是場災難，不要照著念。列出發言提綱，發言時再詳細講，既不脫稿，又有離稿講話，把講稿上的內容變成自己的語言，才能令聽者覺得親切自然而非味同嚼蠟，才不至于讓人覺得你生拉硬套，不顧會議實際情況只會埋頭讀稿子。有一年，譚震林同志在湖南攸縣蹲點，在一次縣社干部會議上，發言的人都是捧著稿子念，枯燥乏味，與會者不是打哈欠，就是抽煙。又一個人講話念稿子了，念得磕磕巴巴。譚震林打斷他，問你的稿子是誰寫的?被問者吱吱唔唔地承認，是別人幫助起草的。譚震林從衣袋里摸出自己的講稿說今天的講話是你講，還是別人講?我都不敢像你那樣，三頁半的稿子，還要秘書給起草。他接著批評道官，越當越懶?選講十幾分鐘的話，都要別人替你寫個稿子，這樣，不脫離實際才怪?選為了給被批評者下臺階，他又說我打斷你的話，很有點不禮貌，為了倡導一種風氣，我就要這么做。就是要你知道，這樣干是不行的。譚老犀利的話語批評了在某些領導干部中存在的官僚主義作風，同時也告誡我們，要想不照本宣科，就要身體力行，作最充分的準備，保證心中有數。

第四，控制節奏，緊扣主題

會議的時間有其限度。一般會議的時間以２小時為限度，是從考慮人的生理以及心理的條件而來的。超過２小時以上拖拖拉拉、松松散散的會議，只會增加疲勞而不會產生好的智慧。為了保證在有限的時間獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控制會議的節奏，有張有弛，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。

有些發言者話太多。他們喜歡自己說話，似乎要利用每次會議來壟斷討論。對于這種情況，主持人出于對發言者的尊重，一般不應當面直說，而應尋找機會作出巧妙的暗示。如果他發言了，給他適當的時間，然后說，「你提出的幾點很好。現在讓我們聽聽其他人的。」以此打斷他。如果這一招不靈，就限定時間，比如，每人發言兩分鐘。若是任由這些口若懸河者不著邊際、沒完沒了地宏篇大論，結束討論怕是要「等到花兒也謝了」。

有的人不愿在大庭廣眾之下發表自己的意見而習慣于與周圍的人竊竊私語，這往往會干擾會議的正常進行。如果交談達到必須加以制止的程度時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者，也可停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說「如果你們有什么要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。」

與會者在針對某個問題展開討論時，由于各自的學識、背景、素質、經驗與價值觀不同，看問題的角度不同，作出的判斷、提出的解決方案也不盡相同，與會者往往會各持己見，據理力爭。這是討論深入的表現。但如果意見已趨向集中，這時主持人就應適時終止爭辯。否則，針鋒相對的雙方互不相讓，爭得面紅耳赤，既浪費了時間，又妨礙會議下面議程的進行。在一些情況下，會議或許會成為發泄私人恩怨的最好場合，有人會利用它來給部門、單位的工作制造麻煩。作為領導，很可能會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊，你可能會惱羞成怒，大發雷霆，站出來和對方理論，這實際上已經偏離了會議的主題，不知不覺中正中對方下懷。他的目的就是要讓你狼狽不堪，在眾人心目中留下一個壞印象。作為會議主持，要保證會議完成既定目的，巧妙的語言技巧，可以使你從不利境地中從容地走出來，避免一場無謂的爭吵。

有效地控制會議的進程，很重要的一點就是使各項活動盡可能地依照事先預定進程推進，不要輕易加以變更。在有限的時間內，圍繞主題展開充分討論，那種天馬行空的「座談」，只會使會議脫離軌道，進程緩慢。作為主持人，可以采用下面的方法來糾正離題。你可以說「這是個頗有意思的意見。這對討論我們的問題適用嗎?」這樣可能會使對方覺察到離題了，從而回到正軌上來。

第五，打破沉默，積極引導

如果把會議搞成一言堂，主持人在上面唱獨角戲，就失去了集思廣義、各抒己見的本意，也不利于充分發揚民主。領導的水平并不體現在以個人權威將自己的意圖強加于人，雖然要有「惟我獨尊」的威儀，但在方法上要注意靈活多變。在會議上要善于提問，積極引導，使會場呈現出一種生動活潑、毫不拘謹的局面，才有可能從各種不同角度、不同側面發現問題、提出問題、分析問題、解決問題。

與活躍的討論形成鮮明對照的是無人發言或一部分人毫無反應的現象。無人發言可能是人們對某個問題還似明非明，難于發表看法。你不妨以這樣的話語加以點撥「這個問題正面一時看不清，假如反過來看呢?從它究竟有多少弊端的角度看，是否應下決心解決呢?」

對于沉默不語的人可以試試激將法「老黃，您今天一言不發，看來是想『金杯漱口了』?選」旁邊可能會有人接口「老黃向來能說會道，今天怎么會甘拜下風呢?」這樣一激，老黃還能不一吐宏論嗎?或者你可采用迂回方式引他開口「老黃，你一直保持沉默，是不是身體不舒服?」對方可能會予以反駁，你正好順水推舟「那你就是有不同意見了，說出來讓大家聽聽嗎?」有時也可以就某人的發言因勢利導，引導大家順此深入討論「老鄭認為我校提高教學質量的關鍵，不在于嚴格考勤、考試上，而在于聯系實際改進教學方法，說得很有道理。大家對此議論一下吧?選」對老鄭是個鼓勵，大家討論也有了方向，會議就會深入一步。

主持人打開局面，引導會議進行的技巧水平取決于他的認識水平和良好的思維能力。主持人要能夠洞察現場情勢，抓住眾人共同關心的話題，廣開言路。可以身先士卒，帶頭發言，為他人作好鋪墊。也可以語調親切，言語詼諧，吸引與會者的注意力，使那些持漠然態度者也能積極投入。也可以層層設問，啟迪思考，借助「頭腦風暴」傾聽更多意見。會議局面的展開有賴于領導者的引導能力，但在根本上還在于領導者應具備較好的素質。

第六，善始善終，不留蛇尾

做什么事情務求善始善終，成功的會議總結方式也很重要。「虎頭蛇尾」會令與會者有草草收場之感，該明確的認識還模模糊糊，該布置的任務也沒有落實，結果大家覺得無所適從，一切照舊。通過會議要收到的預想效果沒有實現，白白浪費時間做了無用功。好的總結方式可以起到畫龍點睛的作用，強化與會者的記憶，統一認識，并再次鼓動大家的情緒，有效提高會議討論的質量，鞏固討論業已取得的成果。

可以用總結歸納的方式把會議的主要成果提綱挈領地概括出來，加深與會者的印象。如說「今天我們學習了×××文件，主要收獲是……，弄清了以下問題……。現在，方向已經明確，路子已經找到，讓我們今后在各自的崗位上大顯身手吧?選」這恐怕是最簡單、最普遍的總結方式，清楚易懂，對與會者給予有效的指導。

想要一次解決所有問題是大不可能的，也可以用在本次會議中提出而還未得到解決的問題作啟發，為下次會議作鋪墊。如說「今天大家提出不少問題，其中『為什么亂攤派之風屢禁不止?』提得很及時很深刻，只是限于時間，今天沒有充分討論。請大家會后廣泛收集材料，深入思考，以便下次再議。」解決原有問題，發現新問題，力求工作中更進一步。

選擇符合會議氣氛和參加者心理的總結方式，或以豪言壯語鼓舞人心。或感同身受堅定信念。或語意激昂痛陳利弊，這些都有助于強化會議精神，引起與會者的共鳴。如在一次救災總結討論會上，主持人最后說「世上總是好人多，天災無情人有情，這次搶險救災中，真正體現了一方有難，八方支援。一家受災，千家關懷。這次討論交流，大家暢談了許多感人的事跡，使我們體會到了許多崇高思想。愿這種精神進一步發揚，愿我們的社會更加美好?選同志們，希望大家都能有所思，有所悟。散會?選」

會議結束時下達指令，作出工作布置，往往能令與會者心悅誠服地接受，并在會后立即付諸實施。因為會議討論的過程，就是一個化解分歧逐漸求得統一的過程。人們對現狀有了更為全面、清楚的認識，對問題的解決方案達成了一致意見，領會吸收會議精神也就順理成章了，領導者在總結中要直陳胸臆，當機立斷。這時就不能還講求含蓄委婉，支支吾吾，或以試探的口氣「你看這么辦行不行?」你是領導，決策要由你作出，不要給下屬留下優柔寡斷，做事拖泥帶水的印象。